Die Personengruppe der wissenschaftlichen Hilfskräfte wurde mit Einführung des Bayerischen Hochulinnovationsgesetz (BayHIG) abgeschafft. Die Personengruppe der Studierenden mit wissenschaftlichen Hilfstätigkeiten ist davon nicht betroffen.
Bereits bestehende Verträge mit wissenschaftlichen Hilfskräften bestehen bis zum vertraglich vereinbarten Beendigungszeitpunkt fort. Eine Verlängerung ist danach nicht mehr möglich.
Anträge auf Beschäftigung als wissenschaftliche Hilfskraft mit Beschäftigungsbeginn nach dem 15.03.2023 sind aufgrund der gesetzlichen Vorgaben nicht mehr möglich.
Wer kann als Hilfskraft arbeiten?
Studierende mit wissenschaftlicher Hilfstätigkeit – studentische Hilfskräfte
- Alle an einer deutschen Hochschule immatrikulierten Studierenden.
- MIT oder OHNE Hochschulabschluss (Bachelor oder vergleichbarem ausländischen Abschluss)
- Wechsel in höheren Vergütungssatz (nach Bachelorabschluss): es gilt der Status zu Vertragsbeginn, ein Wechsel kann erst zum nächsten Vertrag erfolgen.
- Studierende mit wissenschaftlicher Hilfstätigkeit dürfen grundsätzlich maximal 6 Jahre beschäftigt werden.
Seit 01.01.2023 kommt für die Personengruppe der ehemaligen wissenschaftlichen Hilfskräfte mit Master-Abschluss nur noch eine Beschäftigung als wissenschaftliche Mitarbeiter*in in Frage.
- Mit Diplom/Masterabschluss Universität oder vergleichbarem ausländischen Abschluss.
- Die befristete Tätigkeit (maximal 6 Jahre) muss der eigenen wissenschaftlichen Qualifizierung dienen.
Zusätzliche Informationen zur Anrechnung von Zeiten als studentische Hilfskraft, wissenschaftliche Hilfskraft und wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in in Bezug auf die Höchstbefristungsdauer nach dem Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG).
Informationsblatt
Vergütung
Die Vergütung für Hilfskräfte erfolgt nach einheitlichen Vergütungssätzen:
- studentische Hilfskräfte (ohne Hochschulabschluss): 13,98 EUR
- studentische Hilfskräfte (Bachelor Universität, Diplom/Bachelor FH/HAW): 15,41 EUR
Übersicht der Vergütungen entsprechend der Wochenarbeitszeit (ab 01.04.2025)
Die vertraglich festgesetzten Vergütungssätze erhöhen sich um die einmal jährlich gewährte Sonderzuwendung. Diese beträgt für studentische und sonstige wissenschaftliche Hilfskräfte 70% der monatlichen Vergütung und für wissenschaftliche Hilfskräfte 65% der monatlichen Vergütung.
Ausgezahlt wird die Sonderzuwendung grundsätzlich im November eines Jahres. Sollte der Hilfskraftvertrag bereits vorher enden, erfolgt die Auszahlung anteilig für den Vertragszeitraum im letzten Monat der Tätigkeit.
Wochenarbeitszeit
Die Ausübung einer Hilfskrafttätigkeit erfolgt nebenberuflich, d.h. sie darf nicht überwiegend sein. Die Arbeitszeit darf daher höchstens 19 Wochenstunden betragen.
Für Studierende hat die Stundengrenze eine weitere Bedeutung:
Im Sozialversicherungsrecht (Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung, mit Ausnahme der Rentenversicherung) sind Personen, während sie ordentliche Studierende an einer deutschen Hochschule sind, sozialversicherungsfrei. Dieser sog. Studentenstatus besteht jedoch nur, solange sie nicht mehr als 19 Stunden pro Woche arbeiten.
Urlaubsanspruch
Hilfskräfte haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.
Bei der 5-Tage-Woche (Arbeitszeit von montags bis freitags) entspricht der Urlaubsanspruch nach dem BUrlG von 24 Werktagen einem Urlaubsanspruch von 20 Arbeitstagen.
Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs besteht nur für jeden vollen Monat Beschäftigungszeit (BM). Je nach Beschäftigungsdauer errechnen sich Urlaubstage bei der 5-Tage-Woche nach der Formel (20:12 x BM = Urlaubstage). Bruchteile ab 0,5 sind auf einen vollen Tag aufzurunden.
Der Urlaubsanspruch vermindert sich anteilig, wenn die Arbeitszeit auf weniger als 5 Arbeitstage je Woche verteilt ist.
Sozialversicherungspflicht
Studierende nehmen innerhalb der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, nicht jedoch in der Rentenversicherung, einen Sonderstatus ein.
Sie sind während der Dauer ihres Studiums (d. h. Immatrikulation in einen Bachelor- oder Masterstudiengang) bei einer Beschäftigung versicherungsfrei, auch wenn sie mehr als 520,00 € monatlich verdienen. Um den Studentenstatus nicht zu verlieren, darf man jedoch nicht mehr als 19 Stunden pro Woche arbeiten, da das Studium überwiegend sein muss.
Achtung: Das gilt nicht für Promotions-Studenten, da diese nicht zu den „ordentlichen Studierenden“ im Sinne der Sozialversicherung zählen, weil das Promotionsstudium nicht mehr zur wissenschaftlichen Ausbildung gehört. (BSG-Urteil und Gemeinsames Rundschreiben der Krankenversicherungsspitzenverbände). Bei Verdienst über der Geringfügigkeitsgrenze tritt hier Sozialversicherungspflicht ein.
Einstellungsunterlagen
Ersteinstellung am Zentralinstitut für Kunstgeschichte oder Weiterbeschäftigung nach einem Jahr oder länger
- Personalbogen für Hilfskräfte (ausgefüllt und unterschrieben)
- Elektronische Steueridentifikationsnummer: Sollte noch keine elektronische Steueridentifikationsnummer vorliegen, kann diese beim Bundeszentralamt für Steuern in Bonn beantragt werden.
- Feststellung der Versicherungspflicht
- Informationen zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht finden sich im beiliegende Merkblatt.
- Wird während der Vertragslaufzeit eine weitere Beschäftigung aufgenommen, ist unaufgefordert ein aktuelles Formular zur Feststellung der Versicherungspflicht abzugeben.
- Immatrikulationsbescheinigung des jeweiligen Semesters an einer deutschen Universität (Kopie ausreichend)
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse (Bestätigungsschreiben der Krankenkasse).
- Wenn ein Abschluss vorliegt: Kopie der Bachelor Urkunde; bei einem Abschluss außerhalb von Deutschland zusätzlich eine Kopie der Notenbescheinigung. Beide Dokumente müssen in Landessprache der Universität und deutscher oder englischer Übersetzung vorliegen.
- ggf. Nachweise über Vorbeschäftigungen als Hilfskraft an einer deutschen Hochschule oder Forschungseinrichtung
Regelungen für Hilfskräfte aus EU-LÄNDERN
Zusätzlich benötigte Unterlagen:
- Kopie des gültigen Ausweises/Passes ein.
Regelungen für Hilfskräfte aus NICHT EU-LÄNDERN
Zusätzlich benötigte Unterlagen:
- Kopie der gültige Aufenthaltsgenehmigung oder Fiktionsbescheinigung
- Kopie des Zusatzblatts mit der Information „unselbständige Beschäftigung bis zu 120 Tage oder 240 halbe Tage im Jahr sowie studentische Nebenbeschäftigung erlaubt“
- Der Vertrag kann nur bis zum Ende der Befristung ausgestellt werden.
- Kopie der Personalseite des Ausweises.
Weiterbeschäftigung am Zentralinstitut für Kunstgeschichte
Wenn der letzte Vertrag noch nicht länger als ein Jahr zurück liegt:
- Feststellung der Versicherungspflicht
- Informationen zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht finden sich im beiliegende Merkblatt.
- Wird während der Vertragslaufzeit eine weitere Beschäftigung aufgenommen, ist unaufgefordert ein aktuelles Formular zur Feststellung der Versicherungspflicht abzugeben.
- Kopie der aktuellen Immatrikulationsbescheinigung
- Aufenthaltsgenehmigung wenn notwendig
Verspätete Abgabe der Unterlagen kann zur Einstufung in eine ungünstige Steuerklasse führen und verhindert unter Umständen die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht!
Krankmeldung
Bei Krankheit ist die jeweilige Abteilung und die Verwaltung zu informieren.
Bis zum dritten Tag ist keine ärztliche Bescheinigung erforderlich, ab dem 4. Tag muss eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden. Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist 6 Wochen.
Im Übrigen wird auf die allgemeinen Ausführungen verwiesen.
Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses / Kündigung
Das Arbeitsverhältnis endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf, mit Ablauf des im Arbeitsvertrag genannten Zeitraums. Es kann jedoch auch jederzeit unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden.
Im gegenseitigen Einvernehmen kann auch ohne Kündigungsfrist gekündigt werden.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung (§626 BGB) bleibt unberührt.
Die Kündigung des Vertrags bedarf der Schriftform.
Stand: 04/2025